EL PRESUPUESTO ESCOLAR

                                                  Tomado de la página oficinal de la escuela Manuel González Melo

El presupuesto escolar implica el establecimiento de un plan integrado y coordinado, que se expresa en términos financieros, respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa, por un período determinado.  Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo, y bajo ciertas condiciones previstas.

Johnson, Kurtz y Scheuing (1996) refieren que los presupuestos “son programas en los que se les asignan cifras a las actividades; implican una estimación de capital, de los costos, de los ingresos, y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos establecidos” (p. 298).  Para estos autores, los presupuestos son un componente indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus metas.  Por tanto, todo administrador debe desarrollar un presupuesto operacional, considerando los elementos necesarios para el beneficio de la empresa.

Sin lugar a dudas, el estudio de aspectos gerenciales relacionados con la administración de los recursos fiscales en instituciones, es un tema de gran interés.  A partir de esta información, se examina el concepto de presupuesto escolar.  A su vez, se señalan los propósitos, las funciones y los ciclos del presupuesto.

A.      Presupuesto escolar y su relación con la planificación  

       Todo director tiene que realizar un estudio de necesidades antes de preparar el presupuesto de la escuela.  En el estudio, se toman en cuenta todas las necesidades de la comunidad escolar: maestros, estudiantes, padres, conserjes, guardia, y demás empleados.  “El análisis de la necesidad es un elemento esencial para determinar la magnitud y la extensión del problema o necesidad” (Soberal, 2006, p. 28).  Este estudio debe incluir los indicadores o variables programáticas y administrativas que intervienen en el proceso de enseñanza y aprendizaje, que deben considerarse en la redacción del plan de trabajo para alcanzar un producto de excelencia.  El presupuesto operacionaliza el plan de trabajo. 

       El presupuesto de la institución educativa es el resultado de un proceso que comienza desde que la escuela elabora su plan de trabajo y su estudio de necesidades.  Una vez realizadas las dos actividades anteriores, se deben cuantificar las asignaciones (recursos por partida) que se requerirán para poner el plan en acción. 

B.       Puntos importantes a considerar al preparar el presupuesto escolar

       Los puntos importantes a considerar al preparar el presupuesto escolar son los siguientes:

1.      Los presupuestos de las escuelas se nutren de fondos que tienen un origen diferente: (1) fondos estatales, provenientes de la Resolución Conjunta de Gastos de Funcionamiento de la Agencia, aprobado por la Legislatura, o (2) fondos  federales, provistos de acuerdo a legislaciones federales.  

2.      Los fondos tienen fecha de comienzo y terminación, comprendidos en un período al que se le llama vigencia.

3.       Cada presupuesto se detalla en partidas y objetos de gasto.

4.      Para efectos de la utilización de los fondos, es necesario recordar que existe una cifra de cuenta definida que identifica la partida.  El director debe conocer los componentes de las cifras de cuentas para no confundir las mismas. 

       Es importante mencionar que los códigos correctos para las asignaciones y los objetos de gasto, definidos en el Reglamento número 49 del Departamento de Hacienda, definen de forma más específica el uso que se le dará a los fondos.  Este reglamento se emite para establecer “las normas básicas a seguir con relación a las asignaciones presupuestarias y fondos públicos” (Reglamento núm. 49, 2007).  Hay que garantizar el cumplimiento de los propósitos de cada una de las leyes que lo componen.  Los objetivos principales que crea el fondo deben garantizarse: óptimo nivel de aprovechamiento, mejoramiento escolar, desarrollo profesional, entre otros.

C.     Propósitos del presupuesto

Para llevar con éxito la aplicación del sistema presupuestario, se deben tener en cuenta cinco directrices fundamentales, con el fin de lograr los resultados deseados:

1.      Apoyar la planificación integral y sistemática de las operaciones anuales.

2.      Ayudar a concretar y a cuantificar los objetivos institucionales para cada una de las divisiones, logrando así el cumplimiento de las metas previstas.

3.      Motivar a los responsables de hacer los planes definidos en el presupuesto.

4.      Posibilitar evaluar el grado de consecución de los objetivos institucionales.

5.      Permitir evaluar las actuaciones del personal administrativo.

       El presupuesto se elabora para que el administrador tenga control de los gastos financieros. Anualmente el Departamento de Educación, mediante la Oficina de Asuntos Federales, ofrece apoyo técnico a los directores en la preparación del presupuesto del plan comprensivo escolar.  El plan comprensivo escolar “es un documento que identifica las estrategias e iniciativas que se utilizarán para atender las necesidades y cumplir con la visión, misión y metas del Departamento de Educación, y a su vez, de cada escuela en el sistema público de enseñanza, en un periodo de tiempo establecido” (Plan comprensivo escolar, 2010).

D.    Principales funciones del presupuesto

       Las funciones que desempeñan los presupuestos dependen, en gran parte, de la propia dirección de la institución.  “Las necesidades y expectativas de los directivos, y el uso que hagan de los presupuestos, están fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales, y con el sistema empresarial” (Robbins y Coulter, 2005, p. 459).  De manera ideal, se espera que las principales funciones del presupuesto sean las siguientes:

1.        Planificar: Planificar es conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organización.  Por tanto, el presupuesto debe estar relacionado necesariamente con la planificación, para que los objetivos puedan cumplirse.  Los presupuestos y los planes de gastos son esenciales para usar el crédito prudentemente, y cumplir con las metas establecidas.  Una buena planificación del presupuesto escolar se dará en la medida en que desde el inicio se asignen fondos de acuerdo a las necesidades identificadas, logrando así reducir el número de transferencias. 

2.        Evaluar: La evaluación es una actividad inherente al proceso de planificar el presupuesto, y debe incluirse en el diseño del plan, con el propósito de incorporar medidas de carácter formativo (proceso) y sumativo (producto).  Al incorporar el diseño de evaluación desde el principio, permite identificar las prioridades en términos de las necesidades de la escuela. “Los resultados de la evaluación proveen información útil para la toma de decisiones” (Soberal, 2006, p. 31). 

3.        Coordinar: Coordinar es estructurar técnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales, buscando eficiencia, productividad, y el equilibrio entre los diferentes departamentos y secciones de la institución.  Cada director de escuela debe conseguir que se le asignen los fondos necesarios para las partidas a tiempo; logrando así que la distribución de materiales y equipo educativo durante el año escolar sea adecuada. Los administradores educativos deben demostrar que llevan una sana administración, evidenciado con las monitorias realizadas.  O sea, éstos deben mantener actualizada toda documentación administrativa y fiscal, para monitorias y autoridades.

4.        Ejecutar: El administrador debe ejecutar para alcanzar las metas y los objetivos propuestos.  Esto es, guiar las acciones de los subordinados según los planes estipulados.

5.        Determinar qué recursos son necesarios y en qué se van a invertir: Los recursos utilizados son una fase muy importante en un plan, ya que son los medios que se utilizan para conseguir o lograr los objetivos.  La función del director es buscar alternativas adecuadas para lograr desarrollar el mejor sistema educativo, enfocado en preparar a los niños para triunfar en la economía globalizada del siglo XXI.

E.     Ciclo del presupuesto

       Elaborar el presupuesto es un proceso secuencial de toma de decisiones que implica una serie de pasos ordenados.  El período del ciclo presupuestario, deberá distinguir el estudio y fijación de las siguientes etapas:

1.        Período de formulación y aprobación del presupuesto: Durante el período de formulación y aprobación, se prepara el presupuesto para ser evaluado por la Administración de Asuntos Federales.  Todo administrador debe preparar el presupuesto con bastante anticipación a su fecha de comienzo o de vigencia, a fin de que éste alcance a estar terminado antes que comience el período financiero para el cual se ha formulado.  Un presupuesto formulado para un período futuro de un año, requiere como mínimo que se empiece a preparar 6 meses con anticipación de dicho período.  Eso es así, porque la preparación de un presupuesto requiere de estudios detallados de la histórica, obteniendo así criterios para previsiones futuras.  Además, los presupuestos antes de ser aprobados, requieren reunir la información diseminada en toda o parte de la empresa, como también requieren de continuas discusiones y ajustes de información. 

2.        Adopción: Durante el proceso de adopción, se acepta el presupuesto que fue aprobado por la Oficina de Asuntos Federales.  La distribución de las cantidades aprobadas para las tareas específicas queda implícita en la autorización.   El Gobierno Federal requiere que para ser elegible a recibir fondos federales, el estado debe asegurar que el total de las escuelas del sistema público recibe una asignación equitativa de fondos estatales.  Anualmente el Departamento de Educación separa aproximadamente el 80% de su presupuesto estatal para asignarlo a las escuelas. 

3.        Asignación: Una vez el presupuesto es aprobado y aceptado, en esta fase, conocida como asignación, se brindan los recursos por partidas.  Esta asignación presupuestaria es distribuida mediante un cómputo o fórmula que considera unas características similares entre unidades escolares, el costo por estudiante y la matrícula por escuela.  Es de suma importancia informar la matrícula real a la fecha requerida por el Área de Planificación. Ésta se utilizará para determinar comparabilidad.  La matrícula incide sobre el presupuesto que recibe la escuela, y afecta las asignaciones de escuelas con características similares.  Para cumplir con el requisito de comparabilidad, el Departamento de Educación notifica mediante carta, los ajustes de fondos necesarios a las escuelas que al revisar su matrícula, no resulten comparables.    

F.      Asuntos importantes a considerar al manejar el presupuesto escolar

       El Departamento de Educación está comprometido con la sana administración de las escuelas del Sistema de Educación Público.  Por tanto, “los directores escolares tienen a su cargo la función de establecer, mantener y controlar el presupuesto de la escuela para la cual trabaje” (Castillo, 2000,            p. 107).  En la medida en que el ejercicio de planificación sirve de guía en la preparación del presupuesto, las asignaciones reflejarán las necesidades identificadas en el plan comprensivo escolar, y de la misma forma, se logrará reducir el número de transferencias a efectuar. 

       A continuación, se proveen varias observaciones que todo líder administrativo debe siempre tener presente al trabajar con el presupuesto.

1.   La escuela sufragará de su presupuesto todas sus necesidades por partidas de gasto, como por ejemplo: nómina -salarios del personal de la escuela incluido en los fondos bajo “Schoolwide”- (el programa “Schoolwide” es una estrategia de reforma integral diseñada para mejorar el programa educativo de una escuela Título I).  No se incluye el personal de comedores escolares, vocacional, adultos y educación especial.  Provee, a su vez,  para sufragar servicios de agua, luz, teléfono, materiales, equipo, transportación escolar, vigilancia, entre otros.  Sufraga también, requerimientos de ley para atender a escuelas en plan de mejoramiento.

2.   El presupuesto tiene un año de vigencia.  Cada escuela deberá asegurarse de que sus pagos se registren lo antes posible, estableciendo una obligación.  La ley permite el pago de obligación establecida en el Sistema  por un período adicional de doce meses, cuando finaliza el período de vigencia.  Tan importante es recibir un bien adquirido, como pagar el mismo.  Los directores deben asegurarse de hacer sus pagos dentro del período establecido.

3.   Las escuelas podrán efectuar transferencias de una partida a otra para cubrir sus necesidades nuevas, garantizando no dejar al descubierto ningún compromiso existente. Podrán efectuar hasta una transferencia de fondos por semestre que recoja las necesidades evidenciadas por experiencia.  No se aceptarán otras transferencias a menos que constituyan una emergencia.

4.   Las alteraciones al plan de trabajo que conlleven un cambio al presupuesto, deben incluir la transferencia de fondos que se aplique en el Sistema. 

5.   Los fondos en las partidas de nómina, transportación, vigilancia, agua, luz y teléfono, son partidas que se coordinan desde el nivel central o regional.  La escuela, bajo ningún concepto, puede transferir fondos o cargar gastos a esas partidas.

      De acuerdo con López (2001), “los presupuestos son herramientas que se utilizan con el propósito de controlar y manejar efectivamente las partidas de gastos y de ingresos” (p. 103).  Es por esto que se hace imprescindible la clasificación de las partidas que avalan las cuentas de dicho presupuesto; y esto genera, a su vez, un mayor control, y una mayor eficiencia a la hora de ponerlo en práctica, ya que una clasificación adecuada, genera un equilibrio perfecto, y una herramienta eficaz para la administración.  En la medida en que los administradores escolares, desde la planificación del presupuesto, ubiquen sus asignaciones de acuerdo a sus necesidades, lograrán reducir  el número de transferencias a efectuar.